Abläufe in der Praxis

Die größte Herausforderung bei der elektronischen Bearbeitung der Dokumente besteht darin, sicherzustellen, dass diese auch von den Ärzten gelesen bzw. begutachtet werden.

Die eingegangene Korrespondenz wird von den Arzthelferinnen zugeordnet. Ab diesem Moment existieren die Dokumente nur in elektronischer Form in der jeweiligen Patientenakte. Das gleiche gilt für Untersuchungen (z.B. Ultraschall, Endoskopie), bei denen der abschließende Bericht erst später geschrieben bzw. geprüft wird.

Der Arzt öffnet die Liste der neu erfassten Dokumente. Beim Öffnen des Dokumentes wird dieses als „gelesen“ markiert.

Das Dokument kann auch anders gekennzeichnet werden, z.B. befundet bei den Bildern, zur Weitergabe usw. Es kann auch eine separate Nachricht an andere Benutzer (Arzt, Arzthelferin, Praxismanager) geschickt werden.

Archie bietet die Möglichkeit, den Ärzten die Liste der eigegangenen Dokumente zur Verfügung zu stellen, mit der sie komfortabel und intuitiv arbeiten können.

Die Liste der Dokumente wird im nachfolgenden Dialog dargestellt (hier alle Befunde und Untersuchungen eines Tages). Der Anwender kann verschiedene Filtereinstellungen vornehmen:

• Patientenname
• Dokumentenname
• Art des Dokumetes
• frei definierter Status (zu lesen, befundet, in Bearbeitung usw.)
• Eingangsdatum/Dokumentendatum

Aus dieser Liste können die Dokumente blitzschnell erreicht werden.

Der Arzt öffnet die Liste der neu erfassten Dokumente. Beim Öffnen des Dokumentes wird dieses als „gelesen“ markiert.

Das Dokument kann auch anders gekennzeichnet werden, z.B. befundet bei den Bildern, zur Weitergabe usw. Es kann auch eine separate Nachricht an andere Benutzer (Arzt, Arzthelferin, Praxismanager) geschickt werden.

• durch Doppelklick auf den Dokumentennamen wird dieses Dokument auf dem Bildschirm angezeigt und automatisch auf Status „gelesen“ gesetzt
• durch Doppelklick auf den Namen des Patienten werden alle seine Dokumente angezeigt
• über das Fenster „Nachricht senden“ können andere Benutzer auf die Dokumente aufmerksam gemacht werden

Papierloser Ablauf mit Archie (Eingang)

Dokumentenfluss in der Arztpraxis wird mit Archie weitgehend vereinfacht. Die per Post empfangenen Briefe werden direkt nach dem Eingang gescannt und entweder direkt vernichtet oder unsortiert in die Endablage gelegt. Alle sonstigen Befunde (Faxe, Patienten-CDs, Bilder o. Ä.) werden direkt in digitaler Form den Patienten zugeordnet. 

Der Arzt bekommt die Liste der eingegangenen Dokumente (auch arztbezogen sortiert) und kann sich diese direkt anschauen. Archie sorgt dafür, dass die Dokumente automatisch als „gelesen“ gekennzeichnet werden. Dieser Vorgang wird protokolliert und entspricht den Anforderungen des Qualitätsmanagements.

Besonders wichtig ist, dass die Dokumente direkt nach dem Zuordnen dem Arzt zur Verfügung stehen. Er kann die Dokumente in der kurzen Zeit zwischen 2 Patienten betrachten.

Typischer Ablauf in einer Arztpraxis

Zum Vergleich betrachten Sie nachfolgende Zeichung. 

Die eingehenden Briefe/Faxe werden in Papierform dem entsprechenden Arzt vorgelegt. Erst nach dem er/sie es gelesen hat, werden die Dokumente gescannt und patientenbezogen abgelegt. Der Fluss der Dokumente wird langsam. Sehr häufig werden die Dokumente einige Tage gestappelt (besonders wenn einer der Ärzte gerade Urlaub hat) und im schlimmsten Fall gehen sie verloren.

Sollte ein Dokument von mehreren Personen gekennzeichnet werden müssen, wird es meistens dupliziert. Das hat zur Folge, dass mehrere Kopien eines Dokumentes existieren.

Automatische Übernahme (Formulare)

Digitale Aufnahmebögen und andere Formulare werden von verschiedenen Herstellern angeboten und ermöglichen den Patienten, diese auf einem Tablet oder Handy auszufüllen.

Archie kann diese Formulare automatisch übernehmen.

Dadurch verringert sich der Aufwand für das Praxispersonal erheblich.

Die Liste zeigt, dass die Anzahl der ausgefüllten Formulare sehr hoch sein kann. Stellen Sie sich vor, jemand müsste alle diese Formulare scannen.

KIM eBriefe

Die Arztpraxen empfangen Fremdbriefe über verschiedene Kommunikationskanäle. Die Telematik-Infrastruktur erlaubt direkte Kommunikation zwischen den Praxen. Leider zwingt das die Ärzte ständig, an verschiedenen Stellen zu suchen, was angekommen ist.

Mit Archie werden alle diese Kanäle gebündelt, d. h., die KIM-eBriefe werden durch Archie automatisch den Patienten zugeordnet und erscheinen in der Tagesliste mit anderen Befunden. Dadurch hat der Arzt die Möglichkeit, auf die wichtigen Informationen sofort zu reagieren.

Über einen Kontrolldialog kann die Liste nach eventuellen Irrläufern oder nicht eindeutigen Patienten überprüft werden. Sollte der Patient erst später in der Praxis erscheinen, wird der eBriefe automatisch zugeordnet werden, nachdem die Karteikarte in PVS angelegt wird.

Vernetzungsmöglichkeiten mit Archie

Archie versteht sich als Plattform zum Vernetzen verschiedener Einheiten. Besonders die heutzutage immer häufiger entstehenden über mehrere Standorte verteilten Praxen (überregionale Praxen) sollen diese Möglichkeit nutzen.

Immer öfter schließen sich mehrere Praxen ortsübergreifend zusammen. In der typischen Konstellation wird ein zentraler Server verwendet, auf dem die einzelnen Arbeitsplätze in der sog. Terminalsitzung per VPN-Tunel auf die Praxissoftware zugreifen.

Archie bietet die Möglichkeit, lokal erfasste Dokumente online auf den Server zu übertragen. Die in der Außenstelle sich befindenden medizinischen Geräte (z.B. Ultraschall, EKG) bzw. Scanner, Fax o. Ä. werden mit Hilfe des Außenstellenmoduls ihre Untersuchungsergebnisse direkt auf den Server in Archie übertragen und dem Patienten zugeordnet.

Der Aufruf des Aussenstellenmoduls (Remote-Scan, Remote-Sono usw.) erfolgt selbstverständlich direkt aus der Karteikarte der jeweiligen Praxissoftware. Für den Anwender ist es nicht sichtbar, dass er die Terminalsitzung verlässt und dass das Erfassungsmodul lokal gestartet wird.

Nach dem Erfassen der Dokumente, schließt sich das entsprechende Fenster und die Bilder werden übertragen:

• gleich – wenn die Leitung es zulässt. Die Bilder werden nach ca. 30 Sek. in der Karteikarte sichtbar
• zeitversetzt – besonders bei langsameren Leitungen oder großen Dateien (z.B. hochauflösende Bilder, DICOM-Bilder, Sequenzen) werden die Bilder erst nachts übertragen.

Prüfen Sie auf dem folgenden Bild, welcher Fall Ihre Praxis abbildet.