Befunde
Bildgebung
Medizinische Geräte
Praxisbezogene Dokumente
digitale Signatur
Dokumente werden durch verschiedene Sicherheitsmechanismenvor der Fremdmanipulation gesichert.
Schnittstellen
Neben standardisierten Schnittstellen wie DICOM, HL7, GDT und BDT bieten wir auch individuelle Lösungen.
Archie ersetzt komplett die Papierakte
Im täglichen Leben einer Arztpraxis oder eines Krankenhauses entstehen Unmengen von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Und diese nehmen viel Platz in Anspruch.
Die Tagespost, Faxe, Ergebnisse der gerätgestützten Untersuchungen, Fotos, usw. können in Archie patientenbezogen abgelegt werden.
Und nicht nur das. Praxisbezogene Dokumente wie Rechnungen, KV-Unterlagen, wissenschaftliche Artikel usw. gehören auch dazu.
Wie kommt es in die Akte ?
Einzelnscannen
Hier wird erst der Patient selektiert. Je nach verwendeter Praxissoftware kann das Archie-Scanmodul entweder direkt aus der Karteikarte des Patienten aufgerufen werden (ixx.concept, ixx.comfort, MCS-ISYNET, Turbomed, Data-AL, Profimed, Softland EL, CompuMED M1, medistar, usw.) oder Archie wird mit dem aktuellen Patienten aufgerufen (z.B. Albis) und erst dann wird das Scanmodul angesprochen.
Gescanntes Dokument wird in Archie abgelegt und in dem Praxisprogramm wird ein Eintrag in der Karteikarte generiert. Über diesen Eintrag wird das entsprechende Dokument direkt geöffnet.
Die Dokumente können in verschiedenen Formaten gespeichert werden. Standardmäßig speichert Archie diese als PDF-Dateien, was die weitere Verarbeitung erleichtert.
Tagespost
Bei dieser Vorgehensweise werden die Briefe zuerst mit einem Einzugscanner (Scanner mit dem automatischen Einzug) gescannt. Der Scanvorgang kann zwar je nach der Postmenge einige Minuten dauern, läuft aber automatisch im Hintergrund so dass die Benutzer in dieser Zeit anderen Tätigkeiten nachgehen können.
Nach dem Scannen werden die Dokumente in einem vordefinierten Ordner abgelegt. Von dort können diese nach und nach in Archie übertragen werden, wobei der Benutzer entscheidet welche Seiten zu einem Dokument gehören.
Der Eintrag in der Karteikarte der jeweiligen Praxissoftware wird generiert. Dabei ist es wichtig zu bemerken, dass nicht jedes Praxisprogramm diese sog. asynchrone Bearbeitung erlaubt.
OCR (Texterkennung)
Die integrierte Texterkennung ermöglicht es, einen Teil des gescannten Dokumentes zu markieren und diesen als Text zu übernehmen. Das lästige Abtippen fällt damit weg. Dadurch können mehr Informationen direkt in die Karteikarte des Patienten übernommen werden und der Arzt kann später den gewünschten Brief schneller finden.
Faxe
Moderne Faxgeräte (besonders Multifunktionsgeräte) übertragen die empfangenen Faxe direkt an den definierten PC. Diese Faxe (TIFF- oder PDF-Dateien) können dann direkt dem Patienten zugeordnet werden. Das gilt auch für die Faxsoftware wie ActivFax, Tobit, David, und Fritz!Box.
Vorteile des elektronischen Faxempfangs:
Lufu / EKG usw.
Die LuFu/EKG-Geräte verfügen meistens über die GDT‑Schnittstelle (Geräte‑Daten‑Transfer), mit deren Hilfe die Patientendaten übertragen werden. Die GDT-Schnittstelle erlaubt es auch, die Textinformationen in der Karteikarte des Patienten in der jeweiligen Praxissoftware zu speichern.
Ein Bild sagt aber mehr als 1000 Worte. Deswegen ist es notwendig, das externe Programm des LuFu-Herstellers aufzurufen, um sich die entsprechenden Untersuchungen anzuschauen. Dies bringt einige Nachteile mit sich:
Fotos
Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte.
Der alte Spruch ist von großer Bedeutung z.B. bei der Dokumentation von Wunden oder Hautveränderungen. Ob bei dem Hausbesuch oder in der Arztpraxis, eine Digitalkamera bzw. ein Smartphone ist immer dabei.
Diese Bilder können problemlos in Archie abgelegt werden.
Ablauf
Logischerweise werden die Bilder erst gemacht und nach einer gewissen Zeit patientenbezogen abgelegt. Dies erfordert, dass die Zuordnung der Bilder fehlerfrei funktioniert.
Um dieses Ziel zu erreichen empfehlen wir olgendes::
So können Sie sicher sein, dass die Bilder später richtig zugeordnet werden.
Sich auf eigene Erinnerungen zu verlassen geht meistens schief.
KIM eBriefe
Heutzutage werden immer öfter die Arztbriefe über die KIM-Infrastruktur versendet. Standardmäßig müssen diese Briefe von Arzthelferinnen den einzelnen Patienten zugeordnet werden. Dabei wird nicht geprüft, ob der Arzt diese Briefe schon gelesen hat.
In Archie dagegen
werden die Briefe automatisch dem Patienten zugeordnet. Aber
Im separaten Dialog kann der Status der Biefe jederzeit kontrolliert werden.
Sicher wie die Bank
elektronische Signatur und Verschlüsselung
Verschlüsselung und digitale Signatur
Archie verfügt über mehrere Mechanismen, die sowohl eine bösartige Datenmanipulation als auch den Datenklau unmöglich machen.
Jedes Dokument verfügt über eine digitale Signatur, die gewährleistet, dass jede Manipulation sofort erkannt wird. Dadurch wird unter anderem ein Befundtausch zwischen den Patienten unverzüglich bemerkt. Das Verändern der Bilder im Hintergrund ist genauso unmöglich.
Die Dokumentendaten in Archie werden verschlüsselt gespeichert. Das Auslesen der Daten, um beispielsweise prominente Patienten zu erpressen, ist nicht möglich. Dadurch wird insbesondere die Erfüllung des Artikels 32 (Sicherheit der Verarbeitung) der DSGVO sichergestellt.
Schnittstellen
Wir verbinden die Welten
Gemäß unserem Motto ist Archie in der Lage, alle möglichen Systeme miteinander zu verbinden. Dabei handelt es sich sowohl um die medizinischen Geräte als auch um die Software (KIS, AIS, Labor).
Neben standardisierten Schnittstellen wie DICOM, HL7, GDT und BDT bieten wir auch individuelle Lösungen. Beispiele dafür sind:
- automatische Übernahme der als PDF-Dateien archivierten Arztbriefe
- automatische Übernahme der per Email emfangenen Laborbefunde
- über den USB-Stick übermittelte Bilder aus fremden Praxen/Krankenhäusern (Ultraschall, Endoskopie, OP-Bilder)
- automatische Übernahme der mit Barcode kodierten Laufzettel